En un anterior artículo, hablamos sobre los mensajes para conmutador y los relacionamos con el tema del servicio y atención al cliente. Así pues que los también llamados mensajes para conmutador son mensajes grabados que le dan la bienvenida a tus clientes cuando llaman por teléfono a tu negocio y le brindan una guía informativa sobre datos de comunicación con tu empresa.
Los mensajes para conmutador poseen un menú de opciones que deben brindar al momento de establecer comunicación con el cliente; es decir, deben ser una ruta de encuentro con el área o sección que busquen. Recuerda que este no es un simple audio, es una manera de acompañar y ofrecer valor a tu negocio y a tus clientes.
Guía para crear un buen mensaje para conmutador
Por esta razón es que a continuación te brindaremos una guía para generar buenos mensajes para conmutador, que incrementarán tu valor de marca y ofrecerán una experiencia positiva en tus clientes.
Paso 1. Bienvenida
Inicia con un saludo cordial, y da la bienvenida a tu empresa, como si estuvieses recibiendo a una visita en tu casa.
Debes incluir en tu bienvenida un slogan o una breve frase que ayude a dejar claro el giro de tu empresa.
Ejemplo:
“Bienvenido, estás hablando a Torres, distribuidora de los mejores autobuses en el mercado”
Paso 2. Instrucciones de tu conmutador
Si tu empresa es trasnacional, y tienes clientes que hablan otros idiomas, puedes continuar con la frase:
For service in english press 1
E inmediatamente comenzar con el menú.
Si conoce la extensión, márquela ahora.
Y si no, escuche con atención nuestro menú.
Si desea comunicarse al área xxx digite 1
Área xxx digite 2
Área xxx digite 3
Este menú debe ser completamente sencillo de escuchar, atender y retener.
Para lograrlo tus frases deben ser breves y contundentes. No des más información de la que tu cliente espera.
Si tu empresa es más grande, cada digito o área deberá tener sub áreas que a su vez dividirán los rubros de atención al cliente. Organiza tus opciones de la mejor manera. Busca que la audiencia conecte con tu empresa de una manera casi intuitiva.
Paso 4. La espera
En lo posible, trata de no dejar a tus clientes en espera mucho tiempo, o, incluso, poner el teléfono en silencio. Ello genera ansiedad en los que llaman, así que para minimizar posibles tardanzas, hay dos salidas importantes:
La primera, constantemente decir:
“Su llamada es muy importante. En un momento uno de nuestros ejecutivos responderá esta llamada”
O la segunda: crear un mensaje para llamada en espera en el que se hace el aviso anterior y cubrir el tiempo de con cápsulas informativas cobre algo relacionado con tu experiencia de marca o algún postulado de respuesta de la marca sobre alguna situación que se vive en el mundo. Ello contribuirá a una visión de responsabilidad social.
Otras recomendaciones para un mensaje para conmutador
Recuerda que la atención al público debe estar íntimamente relacionada con la creación continua de ofertas de valor para el cliente, y sin duda una buena información expuesta de una manera sencilla forma parte de esa oferta de valor global.
Debes de tener en mente que tu menú o hold telefónico es parte del proceso de comercialización de una empresa y si partimos de que el activo más importante que tienen las empresas son sus clientes y los empleados, debemos ofrecer información digerible, a fin de que el cliente satisfaga sus necesidades personales gracias a nuestro esfuerzo.
Esperamos que este artículo haya sido de tu agrado. Si crees que pueda ser de utilidad para otra persona compártelo. Y si buscas una voz para tu conmutador, no olvides revisar nuestro posts sobre el tema.
Por cierto, si tu empresa todavía no tiene un mensaje para conmutador, contrátalo aquí:
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